Virtual Office / Kantor virtual adalah layanan yang memungkinkan karyawan dan pemilik bisnis untuk bekerja dari jarak jauh dengan menyediakan berbagai fungsi bisnis yang dapat diakses melalui internet. Ini juga memungkinkan organisasi untuk membuat dan mempertahankan kehadiran di lokasi yang diinginkan tanpa perlu membayar sewa ruang yang sebenarnya.
Apa yang disediakan oleh Kantor Virtual?
Kantor virtual ini memungkinkan bisnis memiliki yang berikut:
- Alamat pos bisnis
ini membantu bisnis tampak sedikit lebih bergengsi daripada yang semestinya jika mereka menggunakan alamat asli mereka. - Resepsionis
ini membantu jika Anda mengatur rapat di dalam dan sekitar kantor virtual Anda, karena ini membuat kantor virtual tampak kurang virtual bagi pelanggan dan kolega bisnis Anda. - Pembukaan amplop dan layanan pemindaian
jika Anda menerima email yang dikirim ke alamat yang bukan Anda, ini adalah layanan hebat di mana Anda bisa memindai semua pos dan mengirim email kepada Anda sehingga Anda dapat tetap berada di atas admin Anda. - Ruang rapat
Anda mungkin tidak memiliki akses ke meja ‘penuh waktu’, tetapi Anda setidaknya dapat mengatur pertemuan di tempat-tempat ini juga. - Menjawab telepon dan layanan pesan suara
ini hanya membantu Anda mengelola panggilan masuk, dan berarti Anda tidak perlu menawarkan ponsel pribadi Anda, sebagai gantinya gunakan nomor telepon rumah yang sebenarnya daripada membuat Anda terlihat sedikit lebih ‘profesional’!
Ini hanyalah beberapa layanan yang ditawarkan oleh penyedia kantor virtual, tetapi pastikan Anda memeriksanya terlebih dahulu. Beberapa mungkin menawarkan lebih sedikit, dan beberapa layanan premium mungkin menawarkan lebih banyak.
Dari mana ide ruang kantor virtual berasal?
Seperti yang dinyatakan di atas, ide tersebut berasal dari Executive Suite dan telah berkembang karena kemampuan bisnis untuk berfungsi dari jarak jauh menggunakan teknologi komunikasi yang terus berkembang. Kegembiraan Skype, Google Hangouts, dan banyak platform lainnya telah memberdayakan pemilik bisnis untuk mengurangi biaya sewa ruang kantor.
Fleksibilitas ini telah memberikan bisnis muda kemampuan untuk membangun tim di luar lokasi profil yang lebih tinggi, mengurangi biaya, namun tetap terlihat ‘bergengsi’. Bagi banyak bisnis, alamat pos bergengsi tidak relevan, tetapi bagi banyak bisnis hal itu membuat perbedaan nyata. Jika Anda seorang pengacara kelas atas, Anda pasti ingin memastikan bahwa alamat pos Anda, jika tidak, klien Anda mungkin mengira kemampuan Anda kurang sebanyak alamat bisnis Anda yang sebenarnya. Ini tidak bagus untuk bisnis.
Dapatkah saya mempekerjakan orang berbakat terbaik untuk bekerja di lokasi kantor saya yang lebih terpencil?
Sekarang mari kita perjelas: penggunaan kantor virtual 100% bergantung pada jenis bisnis Anda, jadi Anda harus mengevaluasi pro dan kontra khusus untuk Anda dan kebutuhan Anda sebagai bisnis.
Tapi satu hal yang sangat saya sadari adalah bahwa talenta terbaik menginginkan ruang kantor terbaik, dekat dengan aksi – dan mereka tidak mau berkompromi untuk itu. Pengembang terbaik, peretas pertumbuhan, dan ahli strategi ingin berada di tempat yang mereka rasa dapat menghasilkan uang paling banyak. Ini menyiratkan kepada saya bahwa sebagian besar talenta terbaik di luar sana ingin berada di lokasi yang lebih sentral. Jangan salah paham, ada banyak orang yang akan bekerja lebih jauh, tetapi setengah kesenangan dari para pemula dan bisnis muda adalah kesibukan sehari-hari yang terjadi saat rapat dan kopi temu sapa.
Jadi sebelum Anda membuat keputusan untuk mengambil kantor virtual dan lokasi kantor yang lebih terpencil, cari tahu apa kebutuhan perekrutan Anda, dan tanyakan kepada sekitar untuk mengetahui reaksi mereka saat bekerja dari jarak jauh. Jika Anda membutuhkan pekerja pengetahuan, saya sarankan melihat lokasi yang lebih sentral untuk ruang kantor Anda yang sebenarnya. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menempatkan diri Anda pada posisi di mana Anda berjuang untuk merekrut talenta terbaik.
Bagaimana saya bisa bekerja tetapi dengan menekan biaya?
Nah, inilah pertanyaan yang tepat untuk ditanyakan! Setelah membaca buku ‘The 4 Hour Work Week’ oleh Tim Ferris, di mana dia menganjurkan penggunaan Asisten Virtual, saya sekarang percaya bahwa bisnis bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia.
Asisten Virtual luar biasa. Mereka adalah individu di seluruh dunia yang memilih menjadi pekerja Internet, membantu bisnis dengan administrasi, desain, dan tugas harian dari jarak jauh. Saya telah bekerja dengan salah satu Asisten Virtual selama sekitar 4 tahun sekarang. Dia datang dengan saya melalui 3 bisnis dan saya percaya padanya secara implisit. Dia menjalani kehidupan yang menakjubkan di bawah sinar matahari di Manilla di Filipina (yang membuat saya sedikit iri!). Hal yang saya sukai dari bekerja dengan Asisten Virtual adalah Anda dapat membayar mereka dengan upah yang lebih rendah daripada yang mungkin Anda pekerjakan secara lokal tetapi membayar mereka JAUH lebih dari yang mungkin mereka peroleh di kota mereka. Sama-sama menguntungkan jika saya pernah melihatnya!
Bagaimana saya dapat menggunakan Asisten Virtual dalam bisnis saya?
Jadi jika Anda telah memutuskan bahwa Anda perlu berada dalam keramaian dan hiruk pikuk, dekat dengan aksi di jantung kota (atau kota lain dalam hal ini) maka Anda dapat memanfaatkan kombinasi tim in-situ dan asisten virtual yang bekerja di sekitar dunia.
Dan ingatlah bahwa Anda tidak perlu lagi menyewa kantor pribadi, atau menandatangani kontrak sewa jangka panjang (meskipun itu memiliki keuntungannya sendiri). Sebaliknya, Anda dapat menemukan beberapa ruang kantor bersama atau kerja bersama yang indah dan benar-benar menginspirasi hari ini.
Jadi ini akan menjadi rekomendasi saya bagi mereka yang membutuhkan lokasi yang lebih terpusat, tetapi terhalang oleh arus kas…
Sewa ruang meja yang Anda butuhkan. Para pemain tim penting yang melakukan lebih banyak pekerjaan teknis, dan membutuhkan tim yang konstan dan kolaborasi proyek harus ada di rumah. Ini membantu Anda membangun budaya dan etos tim yang seharusnya membuat inovasi dan kreativitas mengalir lebih cepat.
Untuk tugas-tugas yang dapat Anda gambarkan, dan kurang teknis (mungkin sedikit lebih berulang) rekrut beberapa Asisten Virtual yang luar biasa menggunakan platform seperti Upwork. Bawa mereka ke dalam bisnis Anda menggunakan semua platform kolaborasi tim jarak jauh yang mengagumkan (Skype, Google Hangouts, dan Slack, dll.) Untuk bekerja dengan mereka. Anda masih perlu membuat mereka merasa menjadi bagian dari geng Anda, menginspirasi dan memimpin mereka. Tetapi saya tahu bahwa ini bisa dilakukan, seperti yang telah saya lakukan. Martin Shervington telah menulis seri hebat tentang memanfaatkan produk Google untuk membangun tim virtual dan budaya Anda yang membantu Anda memahami seluk-beluk penyiapan semuanya.
Juga memanfaatkan semua alat kolaborasi yang luar biasa ini juga memungkinkan bisnis Anda berfungsi dari jarak jauh jika diperlukan. Kerja jarak jauh untuk tim in-situ Anda penting untuk membuat orang senang di tempat kerja. Jadi jika dan ketika mereka memilih untuk bekerja dari pantai atau rumah selama beberapa hari, tidak ada gangguan sama sekali pada fungsi bisnis Anda.
Kesimpulan
Ada begitu banyak kombinasi yang mungkin cocok untuk Anda, dan setiap bisnis itu unik.
Berikut adalah opsi Anda secara singkat:
- Temukan ruang kantor yang lebih terpencil dan gunakan ini sebagai alamat bisnis Anda. Ini mungkin berhasil untuk perusahaan yang secara logistik dan operasional berat dan membutuhkan pergudangan dan akses ke jaringan transportasi.
- Temukan ruang kantor yang lebih terpencil dan gunakan Kantor Virtual. Ini mungkin sesuai dengan profesional layanan yang ingin tinggal di pedesaan atau dekat laut tetapi dapat dengan mudah bepergian untuk pertemuan yang relevan.
- Sewa ruang meja yang Anda butuhkan, dan bekerja dengan Asisten Virtual jarak jauh dari seluruh dunia untuk menurunkan biaya kepegawaian Anda tetapi tetap menyelesaikan tugas admin Anda. Ini kemungkinan merupakan solusi untuk bisnis dan pemula muda.
- Sewa kantor pribadi, pasang perosotan dan trampolin, pekerjakan tim in-house penuh dan lakukan kolaborasi tim penuh. Ini benar-benar hanya pilihan untuk startup yang sukses dan bisnis yang mapan dengan arus kas yang kuat untuk pendanaan.
